Odzyskanie 54 300 zł z błędnie naliczonych opłat transportowych
Audyt faktur przewozowych za cały 2023 rok wykazał systematyczne błędy w doliczaniu dopłat paliwowych przez operatora logistycznego.
Lokalny producent wędlin i ryb z okolic Pucka płacił za transport znacznie więcej, niż wynikało z cennika. Przez 14 miesięcy nikt nie zauważył, że system przewoźnika dolicza niektóre opłaty dwa razy.
Wyzwanie
Koszty logistyki w firmie Smaki Pomorza nagle skoczyły o 18.7% w skali roku. Zarząd był przekonany, że to efekt drożejącego paliwa i inflacji. Nikt nie miał czasu sprawdzać każdej faktury z osobna, bo miesięcznie przychodziło ich ponad 36. Analiza 432 dokumentów pokazała jednak, że błąd leżał w algorytmie rozliczeniowym operatora. Średnia nadpłata na jednej fakturze wynosiła dokładnie 125,69 zł.
Podejście
Michał Wiśniewski i nasz zespół z Gdańska zabezpieczyli dane z systemu ERP klienta. Przez 23 dni robocze porównywaliśmy każdą pozycję z faktury papierowej z zatwierdzonym wcześniej arkuszem stawek. Znaleźliśmy 314 błędnie wystawionych pozycji. Okazało się, że tzw. dodatek paliwowy był naliczany od kwoty brutto, a nie netto, co jest niezgodne z umową podpisaną w lipcu 2022 roku.
Rozwiązanie
Przygotowaliśmy konkretny raport z dowodami dla działu reklamacji przewoźnika. Negocjacje trwały 12 dni. Zamiast tracić czas w sądach, postawiliśmy na twarde dane. Przewoźnik przyznał się do błędu w systemie informatycznym. Wdrożyliśmy też u klienta prosty arkusz weryfikacyjny, który automatycznie wyłapuje różnice w cenach przesyłek powyżej 2.5% wartości zamówienia.
Rezultaty
Odzyskaliśmy pełną kwotę nadpłaty bez angażowania drogich prawników. Klient ma teraz czysty podgląd na koszty i nie płaci za cudze błędy systemowe.
Harmonogram
-
Marzec 2024Start audytu i pobranie 432 faktur z archiwum
-
Marzec 2024Wykrycie powtarzającego się błędu w dopłatach paliwowych
-
Kwiecień 2024Złożenie oficjalnej reklamacji z raportem dowodowym
-
Maj 2024Przelanie środków na konto firmy Smaki Pomorza
"Liczby nie kłamią. Wiedzieliśmy, że coś jest nie tak, ale brakowało nam ludzi do liczenia każdej faktury. Strategia i Rozwój Bałtycki znalazła pieniądze, które po prostu nam uciekały."