Lean Management w małym magazynie – czy to ma sens przy 5 pracownikach?

Gdzie uciekało 127 minut dziennie?

Zaczęliśmy od prostego pomiaru z zegarkiem w ręku. Przez 4 godziny obserwowaliśmy pracę pana Marka i pana Darka. Okazało się, że samo szukanie sprawnej owijarki do palet zajmowało im 14 minut przy każdej wysyłce. Magazyn o powierzchni 320 metrów kwadratowych był zawalony pustymi kartonami, które 'może się kiedyś przydadzą'. To nie był brak miejsca, to był brak jasnych zasad. Liczby nie kłamią – tracili 27% czasu na ruchy, które nie przynosiły firmie ani grosza zysku.

W małych firmach często panuje przekonanie, że optymalizacja jest dla wielkich fabryk samochodów. To błąd. W Strategia i Rozwój Bałtycki widzimy to codziennie. Jeśli masz 5 pracowników i każdy z nich marnuje tylko 15 minut dziennie, to w skali miesiąca płacisz za 25 godzin jałowej pracy. Przy stawce 34,50 zł brutto za godzinę, wyrzucasz do kosza ponad 860 złotych miesięcznie na jednego człowieka. W Gdyni te straty były trzykrotnie większe, bo nikt nie wiedział, gdzie odłożyć wózek widłowy po skończonej zmianie.

Problem polegał na tym, że strefa przyjęć mieszała się ze strefą wydań. Kurierzy wchodzili w drogę pracownikom kompletującym towar. Średnio co 42 minuty ktoś musiał przerwać pracę, żeby przepuścić paleciaka. To generowało niepotrzebne nerwy i błędy w wysyłkach. W 2023 roku firma zaliczyła 19 reklamacji wynikających z wysłania błędnego towaru. Każda taka pomyłka to koszt około 148 złotych za ponowny transport i czas biura na odkręcanie sprawy.

5 kroków za 487 złotych

Zamiast kupować drogi system WMS za 43 000 złotych, użyliśmy taśmy klejącej w trzech kolorach, białych tablic i markerów. Metoda 5S brzmi mądrze, ale w praktyce to po prostu sprzątanie z sensem. Pierwszego dnia wyrzuciliśmy 214 kilogramów śmieci i niepotrzebnych szpargałów, które zalegały pod ścianami od 2018 roku. Pracownicy na początku kręcili nosami, bo 'przecież my wiemy, gdzie co leży'. Ale gdy rano nie musieli przesuwać trzech palet, żeby dojść do regału z elektroniką, zmienili zdanie.

Wyznaczyliśmy stałe miejsca na narzędzia. Jeśli nożyk do kartonów ma swój cień namalowany na tablicy, to od razu widać, że go brakuje. To tnie zbędne ruchy w magazynie do zera. Drugim krokiem było ustawienie najczęściej rotujących towarów najbliżej bramy wyjazdowej. Wcześniej najpopularniejsze złączki leżały na samym końcu hali, bo tak było wygodnie je położyć przy dostawie w marcu. Teraz 82% zamówień jest kompletowanych w promieniu 12 metrów od stanowiska pakowania.

Każdy regał dostał swój numer, a każda półka jasny opis. Nie używamy tu skomplikowanych kodów, których nikt nie pamięta. Napisaliśmy to prostym językiem, tak żeby nowy pracownik już po 34 minutach szkolenia wiedział, gdzie szukać towaru. Dzięki temu czas wdrożenia nowej osoby skrócił się z 5 dni do zaledwie 7 godzin. To konkretny plan zamiast teorii, który sprawdził się u 94 klientów, których obsługiwaliśmy w ostatnim kwartale.

Nie szukaj folii stretch przez 10 minut. Wyznacz jej miejsce i pilnuj, żeby zawsze tam była. To czysty zysk.

Efekty, które widać w portfelu

Po trzech tygodniach od zmian zrobiliśmy ponowny pomiar. Czas przygotowania jednego zamówienia spadł z 48 minut do 26 minut. To oszczędność dokładnie 22 minut na każdej paczce. Przy 18 zamówieniach dziennie, daje to ponad 6 godzin odzyskanego czasu dla całego zespołu. Właściciel firmy nie musiał zatrudniać szóstej osoby na sezon przedświąteczny, co planował zrobić jeszcze we wrześniu. Zaoszczędził na tym około 5 400 złotych miesięcznie na samej pensji i składkach.

Co ważne, spadła liczba błędów. Od czasu wdrożenia nowych zasad w październiku 2023 roku, firma odnotowała tylko 2 pomyłki w wysyłkach. Wcześniej było ich średnio 4 na miesiąc. Klienci są bardziej zadowoleni, bo towar wyjeżdża szybciej. Średni czas od kliknięcia 'kupuję' do wydania paczki kurierowi wynosi teraz 2h 47min. Wcześniej było to blisko 6 godzin. W dzisiejszym handlu szybkość to jedyna przewaga małych nad gigantami.

Być może myślisz, że Twoja firma jest za mała na takie 'wymysły'. Pamiętaj, że porządek nie kosztuje prawie nic, a bałagan kosztuje Cię kilkanaście tysięcy złotych rocznie w ukrytych stratach. Strategia i Rozwój Bałtycki nie promuje skomplikowanych rozwiązań. My po prostu sprawdzamy, gdzie wyciekają Twoje pieniądze i zatykamy te dziury. W Gdyni wystarczyło 5 dni naszej pracy, żeby odmienić codzienność pięcioosobowego zespołu.

Liczby nie kłamią: po wdrożeniu 5S czas pakowania spadł o 46 procent bez zakupu nowych maszyn.