Audyt logistyczny w 48 godzin – co naprawdę sprawdzamy na miejscu?

Pierwsze 4 godziny: Liczenie kroków i zbędnych ruchów

Zaczynamy dokładnie o 8:12 rano. Nie siadamy w biurze zarządu z kawą, tylko idziemy prosto na halę. Piotr Zieliński, nasz główny audytor, bierze stoper i śledzi ścieżkę kompletacji jednego zamówienia. Często okazuje się, że pracownik musi przejść 487 metrów, żeby zebrać trzy produkty, które mogłyby leżeć obok siebie. Tniemy zbędne ruchy w magazynie, bo każdy niepotrzebny metr to strata prądu w wózku i czasu człowieka. W jednym z zakładów pod Pruszczem Gdańskim skróciliśmy te trasy o 34%, co dało 2,3 godziny oszczędności na każdej zmianie.

Analizujemy też, jak wygląda przekazanie zmiany. Jeśli Twoi ludzie tracą 27 minut na szukanie wolnych skanerów lub kluczy do wózków, to w skali miesiąca przepalasz tysiące złotych. Patrzymy na ręce, ale nie po to, żeby karać. Szukamy błędów w ustawieniu regałów, które spowalniają pracę. Często wystarczy przesunąć 12 najczęściej rotujących indeksów bliżej strefy pakowania, żeby wydajność skoczyła o 19,4% bez kupowania nowych maszyn czy zatrudniania kolejnych osób.

Szczerze mówiąc, większość problemów wynika z przyzwyczajenia. 'Zawsze tak robiliśmy' to najdroższe zdanie w polskiej logistyce. My pokazujemy twarde dane. Jeśli pracownik schyla się po ciężką paczkę 114 razy dziennie, to po 6 godzinach pracuje o połowę wolniej. To prosta fizjologia, której nie oszukasz żadną premią motywacyjną. My to mierzymy i wyliczamy, ile kosztuje Cię to zmęczenie zespołu.

Każdy niepotrzebny metr przejścia pracownika to czysta strata, którą wyliczamy co do grosza na Twoim rachunku zysków.

Weryfikacja systemu WMS i stanów magazynowych

Po obiedzie, około 13:45, wchodzimy w dane cyfrowe. Sprawdzamy, czy to, co widzi Twój system, pokrywa się z tym, co leży na półce pod numerem B-12. W 9 na 10 firm, które odwiedziliśmy w 2023 roku, błędy w stanach przekraczały 6,7%. To oznacza, że Twoi handlowcy sprzedają towar, którego fizycznie nie ma, albo magazynierzy szukają widma przez 15 minut. To generuje chaos, który uderza w Twoją marżę. Od 2017 roku naprawiliśmy 84 łańcuchy dostaw i wiemy, że porządek w danych to podstawa eksportu.

Analizujemy też czas księgowania dostaw. Jeśli towar stoi na rampie przez 5 godzin, zanim trafi do systemu, to Twoje pieniądze są zamrożone. U jednego z naszych klientów z branży meblowej zredukowaliśmy czas od przyjęcia do wystawienia na sprzedaż z 18 godzin do zaledwie 3,2 godziny. Liczby nie kłamią – szybszy obrót informacją to lepsza płynność finansowa. Nie potrzebujesz drogiego oprogramowania za pół miliona, często wystarczy zmiana procedury w obecnym systemie.

Sprawdzamy też logi błędów. Jeśli system 'wyrzuca' błąd 47 razy dziennie, a magazynierzy nauczyli się go ignorować klikając 'OK', to masz poważny problem z procesem. My te błędy wyłapujemy. Nie boimy się powiedzieć, że obecny sposób pracy jest nieefektywny. Jesteśmy tu po to, żebyś zarabiał więcej, a nie żeby było miło. Jeśli coś nie działa, dostaniesz to w raporcie czarno na białym, bez owijania w bawełnę.

Rampy i wąskie gardła przy załadunku

Drugi dzień audytu to walka o czas przewoźników. Średni czas postoju auta pod rampą w Polsce to często ponad 2 godziny. U naszych klientów schodzimy do 42 minut. Jak? Reorganizujemy strefę wydań. Sprawdzamy, czy dokumenty są gotowe przed przyjazdem tira, czy kierowca czeka, aż pani w biurze wydrukuje WZ-kę. Te drobne przestoje kumulują się w ogromne opóźnienia. W zeszłym kwartale pomogliśmy firmie z Gdyni uniknąć kar umownych od kontrahenta z Niemiec na kwotę 12 450 EUR właśnie przez poprawę pracy ramp.

Patrzymy na proces pakowania. Czy folia stretch jest zużywana w optymalnej ilości? Czy palety są stabilne? Źle spakowany towar to zwroty i reklamacje. Średni koszt obsługi jednej reklamacji w eksporcie to około 480 PLN, nie licząc kosztów transportu powrotnego. Tniemy zbędne ruchy w magazynie i eliminujemy błędy przy pakowaniu, co przekłada się na realne oszczędności w dziale księgowości. Nie interesują nas teoretyczne modele, tylko to, ile paczek wyjedzie z hali bez błędów przed 16:00.

Heads-up: Największe straty często generuje brak komunikacji między biurem a magazynem. Jeśli biuro obiecuje wysyłkę w 24h, a magazyn ma obsadę tylko na 48h, to system musi pęknąć. My synchronizujemy te dwa światy. Nasz audytor, Piotr, często spędza godzinę na samej rozmowie z kierowcami wózków widłowych. To oni wiedzą najlepiej, gdzie tracą czas. My ich słuchamy i przekładamy to na język biznesowych korzyści dla właściciela.

Skrócenie czasu postoju pod rampą o 15 minut przy 10 autach dziennie daje Ci dodatkowe 2,5 godziny pracy magazynu za darmo.

Co otrzymasz po 48 godzinach?

W czwartek rano, dokładnie 48 godzin po rozpoczęciu, kładziemy na stole 12-stronicowy raport. Nie ma tam lania wody. Są konkretne punkty: co naprawić jutro, co w ciągu miesiąca, a co wymaga inwestycji. Dołączamy wyliczenia ROI (zwrotu z inwestycji). Jeśli proponujemy zmianę układu regałów za 14 000 PLN, to pokazujemy, że te pieniądze wrócą do Ciebie w postaci zaoszczędzonych roboczogodzin w ciągu 5,3 miesiąca. Liczby nie kłamią i na nich opieramy całą naszą współpracę.

Nie zostawiamy Cię z samym papierem. Strategia i Rozwój Bałtycki to zespół 14 osób, które mogą pomóc we wdrożeniu tych zmian. Średni czas dostarczenia pełnych wyników po audycie to u nas 11-18 dni roboczych, zależnie od skali operacji. Większość naszych klientów widzi pierwsze efekty – mniejszą liczbę nadgodzin i brak zaległych zamówień – już po 3 tygodniach od zakończenia audytu. Nasze wsparcie odpowiada na pytania średnio w 47 minut, więc nie utkniesz z problemem sam.

Bądźmy szczerzy: audyt boli, bo wyciąga na wierzch błędy zarządcze. Ale bez tego Twoja firma nie urośnie. Od 2017 roku w Gdańsku pomagamy lokalnym przedsiębiorcom wyjść z bałaganu na drogę do stabilnego eksportu. Średni klient Strategii i Rozwoju Bałtyckiego odzyskuje 3,2 godziny tygodniowo na samym fakturowaniu dzięki naprawie procesów logistycznych. To czas, który możesz poświęcić na szukanie nowych rynków w UE zamiast gaszenia pożarów na hali.